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A la hora de escribir emails en inglés sobre todo si son relacionados con el trabajo es importante ser profesional y utilizar el grado de formalidad adecuado.

Aunque hoy en día la mayoría de las comunicaciones por email ya no son tan formales, es necesario mantener un tono más bien neutro o semi-formal y no sonar demasiado informal.

En el post de hoy veremos diferentes recursos paso por paso para que puedas adaptar tu mensaje de más a menos formal según las situaciones. Para que los identifiques fácilmente, al lado de cada frase verás las siguientes anotaciones:

(F) – bastante formal.
(SF) – semi formal, ni muy formal ni demasiado informal.
(N) – neutro, no muy formal / informal, más friendly pero ok for a business context.

Además al final de este post encontrarás un enlace para que puedas descargarte nuestra guía «Todo lo que necesitas saber para escribir tus emails en inglés» completamente gratis.

Bien, vamos a ello!

 

Greetings

Empezamos con los saludos, la manera más formal sería

(F) Dear Mr. Green – estimado señor (apellido)
(F) Dear Ms. Green (Ms.-si es una mujer) – estimada señora (apellido)
(F) Dear sir /madam – estimado señor / señora (si no sabes el nombre / apellido de la persona a la que te diriges)

(SF) Good morning / afternoon James, – buenos días / buenas tardes James
(SF) Dear James, – estimado James

O simplemente

(N) Hello James – hola James
(N) Hi James – hola James

Si te diriges a un grupo de personas puedes empezar con

(F) Dear all, – estimados
(N) Hello everyone, – hola a todos
(N) Hi all, – hola a todos

 

Opening line

Ya tenemos el saludo, pero igualmente importante es cómo comenzar el email. Aquí hay varias opciones por ejemplo, podemos hacer referencia a un email o conversacion previa, indicar el motivo del email, pedir información, etc.

(F) I’m writing in reference to… – (le) escribo en referencia a…
(F) I’m writing to request… – (le) escribo para solicitar…
(F) In response to your request about…- en respuesta a su solicitud de…
(SF) I’m writing to confirm / to inform you – (le/te) escribo para confirmar / informar(te)
(N) I’m writing about… – (le/te) escribo por…
(N) Regarding your last email / our last conversation – de acuerdo a su email / nuestra conversación
(N) Following your previous email – de acuerdo al email anterior
(N) Following our (phone) conversation / our last meeting – como hemos comentado en nuestra conversación / reunión

Si no necesitas ser muy formal o simplemente es un email corto para confirmar algo de manera rápida puedes abreviar e ir más directamente al grano, siempre que la relación sea buena / cercana porque es una persona con la que te comunicas a menudo

(N) This is to confirm…- esto (este email) es para confirmar…
(N) Just a quick email to inform you… – un breve mail para informar(te)…
(N) Just a quick email regarding… – un breve email referente a…
(N) This is just to let you know about… – sólo para comentarte…

A veces dependiendo del caso está bien también utilizar

(N) Thank you for your email – gracias por tu email
(N) Thank you for the information – gracias por la información
(N) Thanks for your quick reply – gracias por tu pronta respuesta
(N) Sorry for my late reply – perdón por tardar en responder

 

Body of the email

Este apartado es el más difícil porque cada email trata de un asunto diferente, pero en general hay unas frases «tipo» que nos pueden ayudar independientemente del asunto.

Pedir información

(F) I would or (I’d) be grateful if you could send me…? – (le) estaría agradecido si pudiera enviarme…
(F) I wonder if you could…? – me pregunto si podría…
(SF) Would you mind sending / confirming…? – (le/te) importaría confirmar / enviar…
(SF) Is it possible to have (a report / more details) on…? – es posible tener un informe / más detalles sobre…
(N) Could you please confirm / send… ? – podrías por favor confirmar / enviar…

Dar información

> Si envias un adjunto

(N) Please find attached the information / details about… – encuentre adjunto la información sobre…
(N) See attachment for more information / details about… – ver adjunto para más información…

> Si respondes en el mismo email

(SF) Please find the information requested below – encuentre a continuación la información solicitada
(N) Please find / see the information / details below – a continuación la información

> Pedir disculpas – porque nunca se sabe y aquí es cuestión de quedar bien como buenos profesionales

(F) I’m sorry to hear that… – siento saber que…
(F) Sorry for the inconveniences this may have caused. – perdón por las molestias causadas
(SF) Please accept my / our apologies for… – acepte mis / nuestras disculpas por…
(N) I / we apologise for… – me disculpo por…
(N) Sorry for the inconveniences – perdón por los inconvenientes
(N) Sorry about… – perdón por…

 

Closing line

Vale, ya hemos dicho lo que teníamos que decir y toca ir cerrando el email, aquí también hay fórmulas que utilizamos frecuentemente

(F) If you need further information, do not hesitate to contact me – si necesita de más información no dude en contactarme
(SF) If you have any concerns, do no hesitate to contact me. – si tiene cualquier duda / problema / pregunta, no dude en contactarme
(N) If you need anything else, please contact me. – si necesita(s) algo más, por favor pongase / ponte en contacto
(N) If you need anything else, let me know. – si necesitas algo más me dices

(F) I look forward to receiving your answer. – espero recibir su respuesta
(F) I look forward to your answer. – espero su respuesta

Con la expresión look forward to hay varias cosas:

En español sería algo así como «quedo a la espera de su / tu respuesta» y es útil para indicar que efectivamente esperamos respuesta.
En este caso con la segunda opción es suficiente. ¿Por qué? porque si utilizamos un verbo después de look forward to+-ing, tiene que ser en gerundio y así no tenemos que recordar este pequeño detalle.

También existen expresiones similares para indicar el interés de que algo pase (vamos, como decir que te apetece o que tienes ganas de que ese momento llegue, pero quedas como un profesional con esta fórmula)

I look forward to hearing from you soon. – espero saber de ti pronto
I look forward to meeting you. – espero que nos reunamos
I look forward to our next meeting. – espero nuestra próxima reunión

Además, podemos incluir (si no hemos utilizado ninguna de las del anterior apartado o si realmente es necesario dar las gracias porque hemos pedido algo)

(N) Thank you for your time / help / attention- gracias por su / tu tiempo / ayuda / atención
(N) Thank you in advance- gracias de antemano

 

Closing greeting

Finally, es importante incluir además una despedida.
Aquí de nuevo, tenemos varias opciones dependiendo de la formalidad pero en general con regards, o best regards ya quedas bien en cualquier contexto, y puedes ajustar y hacerlo más friendly dependiendo de a quién te diriges y lo cercana que sea la relación.

(SF) Regards, – saludos
(SF) Best regards, – saludos cordiales
(N) Kind regards, – saludos cordiales
(N) Warm regards, – saludos cordiales

Por último, un par de anotaciones y consejillos:

Con respecto a la formalidad podeis ir jugando y combinando opciones con tranquilidad porque en ningún caso os va a quedar un email ni muy muy formal ni demasiado informal > Ok for a business context.

Otra cosa a tener en cuenta es mantener el mismo tono durante todo el email, si empiezas más bien formal, asegúrate de que las expresiones que utilices sigan la misma línea.

Para que te resulte más fácil acordarte de todo esto, te hemos preparado una versión en pdf para descargar y que lo tengas siempre a mano. Además de encontrar expresiones útiles, incluye también ejemplos de emails para que puedas ver la diferencia entre más o menos formal.

>> Descárgate la guía ahora <<

Espero que te haya gustado y que empieces a utilizar estas expresiones en tus emails hoy mismo.

Sin más, me despido
Kind regards,
Raquel

PS: Si te ha gustado este post nos encantaría que lo compartieses, te estaría muy agradecida 😉

 

 

To care is to share (o dicho de otra forma, si te ha gustado comparte!)

10 thoughts on “Qué tienes que saber sí o sí al escribir emails en inglés

  1. Muy bueno!
    Me susbcribo aquí , si puede ser, porque no me toma el mail en la parte de ‘ quiero susncribirme’ gracias!!

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    Actual
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    Actually
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    The show was actually quite good. – El espectáculo fue en realidad bastante bueno.
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    I thought she was Portuguese but actually she’s Brazilian. – Pensé que era portuguesa pero en realidad es brasileña.
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    Por tanto, actual y actually no son lo mismo que cuando decimos en español actual y actualmente.
    Actually they are “false friends”– De hecho son “falsos amigos”. Mira también estos otros
    false friends.

    A veces también usamos actually simplemente como “conector” o linking word/discourse marker cuando hablamos. Observa

    Actually that’s a very good question. – De hecho, esa es una buena pregunta.
    Well, actually, I’m not sure it will work. – Bueno, de hecho, no estoy seguro de que vaya a funcionar.

    Otra veces no está tan clara la diferencia entre actually y currently porque podemos decir por ejemplo

    Currently he’s working as a teacher. – Actualmente él trabaja como profesor.
    He’s actually an architect. – Él es en realidad arquitecto.
    Actually he’s an architect but he’s currently working as a teacher. – De hecho él es arquitecto pero actualmente trabaja como profesor.

    Y todos estos ejemplo son correctos. Ahora ya hemos visto cómo usar actual y actually. Entonces ¿cómo decimos actualmente en inglés? Pues una de las opciones, como ya hemos visto, es currently.

    Currently
    usamos currently en inglés cuando queremos decir actualmente en español

    We are currently working on a new product. – Actualmente estamos trabajando en un nuevo producto.
    Their team is currently on the first position. – Su equipo está actualmente en la primera posición.
    I am currently writing my second novel. – Actualmente estoy escribiendo mi segunda novela.
    She is currently living in Vancouver. – Actualmente ella está viviendo en Vancouver.

    Otras opciones alternativas a currently pueden ser: present, at the moment, nowadays, now como en estos ejemplos

    We can’t do anything at the moment. – No podemos hacer nada en este momento.
    At the present time he is working in London. – En la actualidad él está trabajando en Londres.
    Nowadays we live in a highly technological world. – Actualmente vivimos en un mundo muy tecnológico.
    She is not here now/at the moment, do you want to leave a message? – Ella no se encuentra aquí ahora/en estos momentos, ¿quiere dejar un mensaje?

    Current
    de la misma manera usamos current para referirnos a actual, en el momento presente.

    The current situation is not very promising. – La situación actual/presente no es muy prometedora.
    Who is the current director? – ¿Quién es el director actual?
    The current owner wants to sell the house. – El dueño actual quiere vender la casa.
    I haven’t read the current issue of the magazine yet. – No he leído el número actual (o el último) de la revista aún.

     

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    Cuándo usar will y going to en inglés. Para hablar del futuro en inglés usamos sobre todo will y going to. En realidad es fácil, pero a veces nos liamos porque en algunos casos podemos usar tanto uno como otro, y no hay una gran diferencia de significado. No te preocupes que lo vemos paso por paso y con ejemplos para quede claro.


    Will

    usamos will cuando tomamos una decisión espontánea

    E.g.
    I’m not feeling well, I think I’ll go home.
    I’m hungry. I’ll buy something to eat.
    Are you going for a walk? I’ll go with you.
    It’s late. I’ll finish this tomorrow.

    también usamos will cuando hacemos una promesa (o nos ofrecemos a hacer algo)

    E.g.
    I’ll send you an email with the information.
    Don’t worry, I’ll help you.
    I won’t tell anyone your secret.
    We’ll take care of everything.


    Will y going to

    podemos usar will y going to cuando hablamos de predicciones

    E.g.
    Look at those clouds. It’s going to rain.
    I think it will rain tomorrow.
    They will not win the league this season.
    They are not going to win the league this season.

    En estos casos, no hay una gran diferencia entre usar will o going to, aunque es cierto que usamos going to cuando de alguna manera hay evidencias o hechos que nos hacen pensar que algo ocurrirá. Por ejemplo

    E.g.
    I’m not feeling well. I think I’m going to catch a cold.
    They haven’t played well. They are not going to win the league.

    Seguimos con los diferentes usos de will y going to. Aunque hablamos de going to, recuerda que la estructura correcta completa es con el verbo to be (be going to) y necesitamos usar las correspondientes formas del verbo to be.

    Going to

    usamos going to para hablar de planes y cosas que tenemos la intención de hacer

    E.g.
    We’re going to visit Anne next week. We have planned to meet on Tuesday.
    I’m going to travel to Paris in summer. I booked a nice hotel.
    She’s going to accept the job offer.
    I’m going to buy a house.

    No usamos will para hablar de planes que ya hemos decidido con antelación. Esta es una diferencia importante para saber cuándo usar will y going to. Observa los ejemplos

    E.g.
    Are you going to do anything in the evening?
    -I’m going to meet a friend after work. (es un plan, ya hemos quedado)
    -I don’t know. I’ll (probably) go to the gym. (es una posibilidad, pero lo acabo de decidir, es una decisión espontánea)

    What are your plans for the weekend?
    -Next weekend I’m going to paint the house. (I bought all the things I need)
    -Next weekend I’ll (probably) paint the house. (de nuevo, es una posibilidad, pero puede que lo acabe de decidir)

    Observa, que cuando hemos usado will en los ejemplos, también hemos añadido (probably) para indicar que es una posibilidad, que no es algo definitivo ni que hayamos planeado con antelación.

    Usamos going to y también presente continuo para hablar de planes en el futuro, en este caso, tampoco hay una gran diferencia entre usar uno y otro para hablar de cosas que hemos decidido con antelación.

    E.g.
    We are going to visit Anne next week. / We are visiting Anne next week.
    I’m going to meet a friend after work. / I’m meeting a friend after work.
    I’m going to fly to Rome tomorrow. / I’m flying to Rome tomorrow.

    Como ves en estos ejemplos, queda claro que son cosas que ya habíamos planeado hacer con antelación y seguramente ya hemos quedado con alguien previamente o reservado vuelos, hoteles, etc. Más sobre el uso de presente continuo y presente simple en inglés.

    Ahora que ya hemos repasado los diferentes usos de will y going to, como un breve resumen recuerda que en general usamos will y going to para hacer predicciones, usamos going to para hablar de planes y cosas que hemos decidido con antelación, pero usamos will para decisiones espontáneas que tomamos en el momento de hablar.

    De todas formas, si aún así nos liamos al usarlos, no pasa nada, porque a pesar de estas diferencias al usar will y going to, un hablante nativo va a entender que hablamos del futuro en cualquiera de los casos.

     

    3 min.
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