A la hora de escribir emails en inglés sobre todo si son relacionados con el trabajo es importante ser profesional y utilizar el grado de formalidad adecuado.
Aunque hoy en día la mayoría de las comunicaciones por email ya no son tan formales, es necesario mantener un tono más bien neutro o semi-formal y no sonar demasiado informal.
En el post de hoy veremos diferentes recursos paso por paso para que puedas adaptar tu mensaje de más a menos formal según las situaciones. Para que los identifiques fácilmente, al lado de cada frase verás las siguientes anotaciones:
(F) – bastante formal.
(SF) – semi formal, ni muy formal ni demasiado informal.
(N) – neutro, no muy formal / informal, más friendly pero ok for a business context.
Además al final de este post encontrarás un enlace para que puedas descargarte nuestra guía «Todo lo que necesitas saber para escribir tus emails en inglés» completamente gratis.
Bien, vamos a ello!
Greetings
Empezamos con los saludos, la manera más formal sería
(F) Dear Mr. Green – estimado señor (apellido)
(F) Dear Ms. Green (Ms.-si es una mujer) – estimada señora (apellido)
(F) Dear sir /madam – estimado señor / señora (si no sabes el nombre / apellido de la persona a la que te diriges)
(SF) Good morning / afternoon James, – buenos días / buenas tardes James
(SF) Dear James, – estimado James
O simplemente
(N) Hello James – hola James
(N) Hi James – hola James
Si te diriges a un grupo de personas puedes empezar con
(F) Dear all, – estimados
(N) Hello everyone, – hola a todos
(N) Hi all, – hola a todos
Opening line
Ya tenemos el saludo, pero igualmente importante es cómo comenzar el email. Aquí hay varias opciones por ejemplo, podemos hacer referencia a un email o conversacion previa, indicar el motivo del email, pedir información, etc.
(F) I’m writing in reference to… – (le) escribo en referencia a…
(F) I’m writing to request… – (le) escribo para solicitar…
(F) In response to your request about…- en respuesta a su solicitud de…
(SF) I’m writing to confirm / to inform you – (le/te) escribo para confirmar / informar(te)
(N) I’m writing about… – (le/te) escribo por…
(N) Regarding your last email / our last conversation – de acuerdo a su email / nuestra conversación
(N) Following your previous email – de acuerdo al email anterior
(N) Following our (phone) conversation / our last meeting – como hemos comentado en nuestra conversación / reunión
Si no necesitas ser muy formal o simplemente es un email corto para confirmar algo de manera rápida puedes abreviar e ir más directamente al grano, siempre que la relación sea buena / cercana porque es una persona con la que te comunicas a menudo
(N) This is to confirm…- esto (este email) es para confirmar…
(N) Just a quick email to inform you… – un breve mail para informar(te)…
(N) Just a quick email regarding… – un breve email referente a…
(N) This is just to let you know about… – sólo para comentarte…
A veces dependiendo del caso está bien también utilizar
(N) Thank you for your email – gracias por tu email
(N) Thank you for the information – gracias por la información
(N) Thanks for your quick reply – gracias por tu pronta respuesta
(N) Sorry for my late reply – perdón por tardar en responder
Body of the email
Este apartado es el más difícil porque cada email trata de un asunto diferente, pero en general hay unas frases «tipo» que nos pueden ayudar independientemente del asunto.
Pedir información
(F) I would or (I’d) be grateful if you could send me…? – (le) estaría agradecido si pudiera enviarme…
(F) I wonder if you could…? – me pregunto si podría…
(SF) Would you mind sending / confirming…? – (le/te) importaría confirmar / enviar…
(SF) Is it possible to have (a report / more details) on…? – es posible tener un informe / más detalles sobre…
(N) Could you please confirm / send… ? – podrías por favor confirmar / enviar…
Dar información
> Si envias un adjunto
(N) Please find attached the information / details about… – encuentre adjunto la información sobre…
(N) See attachment for more information / details about… – ver adjunto para más información…
> Si respondes en el mismo email
(SF) Please find the information requested below – encuentre a continuación la información solicitada
(N) Please find / see the information / details below – a continuación la información
> Pedir disculpas – porque nunca se sabe y aquí es cuestión de quedar bien como buenos profesionales
(F) I’m sorry to hear that… – siento saber que…
(F) Sorry for the inconveniences this may have caused. – perdón por las molestias causadas
(SF) Please accept my / our apologies for… – acepte mis / nuestras disculpas por…
(N) I / we apologise for… – me disculpo por…
(N) Sorry for the inconveniences – perdón por los inconvenientes
(N) Sorry about… – perdón por…
Closing line
Vale, ya hemos dicho lo que teníamos que decir y toca ir cerrando el email, aquí también hay fórmulas que utilizamos frecuentemente
(F) If you need further information, do not hesitate to contact me – si necesita de más información no dude en contactarme
(SF) If you have any concerns, do no hesitate to contact me. – si tiene cualquier duda / problema / pregunta, no dude en contactarme
(N) If you need anything else, please contact me. – si necesita(s) algo más, por favor pongase / ponte en contacto
(N) If you need anything else, let me know. – si necesitas algo más me dices
(F) I look forward to receiving your answer. – espero recibir su respuesta
(F) I look forward to your answer. – espero su respuesta
Con la expresión look forward to hay varias cosas:
En español sería algo así como «quedo a la espera de su / tu respuesta» y es útil para indicar que efectivamente esperamos respuesta.
En este caso con la segunda opción es suficiente. ¿Por qué? porque si utilizamos un verbo después de look forward to+-ing, tiene que ser en gerundio y así no tenemos que recordar este pequeño detalle.
También existen expresiones similares para indicar el interés de que algo pase (vamos, como decir que te apetece o que tienes ganas de que ese momento llegue, pero quedas como un profesional con esta fórmula)
I look forward to hearing from you soon. – espero saber de ti pronto
I look forward to meeting you. – espero que nos reunamos
I look forward to our next meeting. – espero nuestra próxima reunión
Además, podemos incluir (si no hemos utilizado ninguna de las del anterior apartado o si realmente es necesario dar las gracias porque hemos pedido algo)
(N) Thank you for your time / help / attention- gracias por su / tu tiempo / ayuda / atención
(N) Thank you in advance- gracias de antemano
Closing greeting
Finally, es importante incluir además una despedida.
Aquí de nuevo, tenemos varias opciones dependiendo de la formalidad pero en general con regards, o best regards ya quedas bien en cualquier contexto, y puedes ajustar y hacerlo más friendly dependiendo de a quién te diriges y lo cercana que sea la relación.
(SF) Regards, – saludos
(SF) Best regards, – saludos cordiales
(N) Kind regards, – saludos cordiales
(N) Warm regards, – saludos cordiales
Por último, un par de anotaciones y consejillos:
Con respecto a la formalidad podeis ir jugando y combinando opciones con tranquilidad porque en ningún caso os va a quedar un email ni muy muy formal ni demasiado informal > Ok for a business context.
Otra cosa a tener en cuenta es mantener el mismo tono durante todo el email, si empiezas más bien formal, asegúrate de que las expresiones que utilices sigan la misma línea.
Para que te resulte más fácil acordarte de todo esto, te hemos preparado una versión en pdf para descargar y que lo tengas siempre a mano. Además de encontrar expresiones útiles, incluye también ejemplos de emails para que puedas ver la diferencia entre más o menos formal.
>> Descárgate la guía ahora <<
Espero que te haya gustado y que empieces a utilizar estas expresiones en tus emails hoy mismo.
Sin más, me despido
Kind regards,
Raquel
PS: Si te ha gustado este post nos encantaría que lo compartieses, te estaría muy agradecida 😉
10 thoughts on “Qué tienes que saber sí o sí al escribir emails en inglés”
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Una buena manera de practicar nuestro speaking es entablar conversaciones con otras personas. Que no te dé miedo, hay una serie de recursos que se usan de manera recurrente. En este post encontrarás las claves para iniciar una conversación en inglés en diferentes situaciones.
Empezamos por aclarar un concepto muy curioso en inglés «to make small talk». ¿Qué quiere decir «small talk»? Muy fácil to make small talk básicamente es mantener una conversación y se refiere a esas conversaciones que tenemos con amigos, compañeros de trabajo, con personas que acabamos de conocer, con desconocidos y que se mantienen con el propósito de saludar, iniciar una conversación, conocer más sobre la otra persona o simplemente por cortesía.
Entonces, una vez aclarado esto, la pregunta por excelencia para iniciar una conversación en inglés en cualquier contexto es: ¿lo adivinas? Exacto! How are you?
En realidad, How are you? es más un greeting (un saludo) que una pregunta real. Por tanto, no es necesario extenderse y contar la historia de tu vida, al menos no de primeras. La respuesta correcta NO es algo como “Oh, today is horrible. I have so much to do, and my daughter is sick, and…”. Solo hay una respuesta correcta, o sea, Fine, thanks and you? Dicho ésto, hay distintas «versiones» para responder esta pregunta, como por ejemplo
How are you?
I’m fine, thanks for asking. How about you? (more formal)
Doing fine, thanks. How about you?
Fine, thanks and you?
Good, how about you?
I’m doing great today, and you?
Not bad, (how about) yourself?
¿Y ya está? Bueno, no exactamente, si hablamos con desconocidos es un simple intercambio de cortesía, pero si hablamos con amigos o con gente más cercana, esta pregunta suele dar pie a otras, dependiendo de la respuesta o puedes probar a formular preguntas similares como las que veremos ahora.
Starting a conversation with friends
Además de how are you?, hay también más variaciones, sobre todo en un contexto más informal, con amigos o con gente que conocemos bien. Empezaríamos con decir Hi (name)! Hello…! o simplemente Hey! y a continuación podemos usar alguna de éstas
How are you? – ¿Cómo estás?
How are you doing? – ¿Cómo te va?
How are you getting on? – ¿Qué tal te va? (es otra forma de decir How are you doing?)
How’s it going? – ¿Cómo te va?
What’s new? – ¿Qué te cuentas? (informal)
What’s up? – ¿Qué tal? ¿Qué pasa? (informal)
Una posible repuesta para What’s new? o What’s up? puede ser «not much» y luego puedes dar más detalles sobre un tema en concreto para continuar con tu conversación en inglés.
Si son amigos aunque hace tiempo que no los ves (if you haven’t seen them for a long time) puedes iniciar una conversación de las siguientes formas
Hi Paul! How have you been? – Hola Paul! ¿Cómo estás? (literalmente ¿Cómo has estado?)
Long time no see! – Hace mucho que no nos vemos!
It’s been ages! (since we last met) – Hace siglos (desde la última vez que nos vimos)/ Hace mucho que no nos vemos!
What’s keeping you busy? – ¿Qué te mantiene ocupado?
So, what have you been up to lately? – ¿Qué has estado haciendo últimamente?
How’s everything? – ¿Cómo va todo?
How’s your family? – ¿Cómo está la familia?
Starting a conversation with colleagues at work
Si queremos iniciar una conversación en inglés en el trabajo y tenemos un buena relación, en mucho casos podremos usar algunas de las preguntas del apartado anterior. Recuerda que para referirnos a las personas con las que trabajamos usamos los términos, colleague or co-worker. Si queremos ser cordiales, podemos usar las siguientes
Hi, Jake. How are you doing? – Hola Jake, ¿Cómo te va?
How’s your day going? – ¿Cómo va tu día?
What’s keeping you busy? – ¿Qué te mantiene ocupado?
We’re sure having a busy/slow day today. – Es un día ajetreado/lento hoy. (más que una pregunta, es un comentario que da pie a iniciar una conversación)
What are your plans for the weekend? (if it’s Friday) – ¿Cuáles son tus planes para el fin de semana?
How was your weekend? (if it’s Monday) – ¿Cómo ha ido el fin de semana?
Have you heard/read the news about …? (usa ésta con alguien que conozcas bien)
También puedes hablar de proyectos en los que estáis trabajando, sobre hobbies e intereses en común o sobre las noticias de actualidad, pero cuidado que éstas pueden incluir temas más controvertidos (controversial or sensitive issues).
Basic questions anytime, anywhere
Preguntas que funcionan siempre, puedes usarlas en diferentes contextos, sobre todo con gente que no conoces mucho y son válidas para iniciar conversaciones también en un contexto de trabajo.
Where are you from originally? – ¿De dónde eres?
That’s interesting! What do you think is the best thing about your city/your homeplace? – Qué interesante! ¿Qué crees que es lo mejor de tu ciudad, de tu lugar de origen?
What do you do? What do you do for a living?- ¿A qué te dedicas?
How did you get into (this)? – ¿Cómo llegaste a (esta profesión) ?
What’s the best part of your job? – ¿Qué es lo mejor de tu trabajo?
What is the most interesting thing you’ve done recently? – ¿Qué es lo más interesante que has hecho últimamente?
Los temas más recurrentes son: job, hobbies, free time, family, travel, technology…
Si necesitas más ideas para hacer preguntas, encontrarás más de 70 preguntas básicas aquí
http://92.204.211.128/metoo.es/blog/hacer-preguntas-en-ingles/
Starting a conversation in a formal situation at work
En un contexto de trabajo a veces se requiere de una mayor formalidad, por ejemplo si asistes a un evento, una conferencia, si no conoces personalmente a alguien o si lo conoces pero no demasiado. En estos casos las siguientes frases te ayudarán a comenzar una conversación en inglés
I don’t think we’ve met. I’m… – Creo que no nos conocemos, soy…
Nice to meet you – Encantado de conocerle.
Pleased to met you – Encantado de conocerle.
What brings you here? – ¿Qué te trae aquí?
Where are you from? – ¿De dónde eres?
What do you do? What do you do for a living?- ¿A qué te dedicas?
How did you get into (this)? – ¿Cómo llegaste a (esta profesión) ?
What’s the best part of your job? – ¿Qué es lo mejor de tu trabajo?
It’s good to see you again. – Me alegra verte de nuevo.
It’s always a pleasure to see you. – Siempre es un placer verle.
It has been a long time since we last met. – Hace tiempo desde la última vez que nos vimos.
How have you been keeping? – ¿Cómo te va?
What’s keeping you busy? – ¿Qué estás haciendo? ¿Qué te mantiene ocupado?
How’s everything? – ¿Cómo va todo?
What did you think of the speaker? – ¿Qué piensas sobre el ponente?
That was an excellent workshop – I learned a lot. How about you? – Ha sido un taller excelente, he aprendido mucho, y tú?
Ahora ya tienes más herramientas y todas estas frases y preguntas para poder iniciar una conversación en inglés en diferentes situaciones. Porque para poner en forma tu speaking, no hay secretos, es una cuestión de práctica y más práctica. Aunque nos dé un poco de miedo o de vergüenza, hay que lanzarse y comenzar a conversar en inglés.

EXCELENTEE
ME HA ENCANTADO¡¡¡¡¡, MUY PRÁCTICO
ESTA MUY BIEN!!! MUY PRACTICO!!!
Muy práctico.
Muchas gracias, interesantes consejos.
Buenos dias…
El articulo me resulta bien didactico ya que estoy en franco deserrolo de modulos de English on line en cuyo marco estamos obligados a realizar tareas de redaccion. Por lo que respecto a mi esta y otras enseñanzas afines devienen muy provechosas…
De paso ya me suscribo a la pagina.
Muchisimas gracias.