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A la hora de escribir emails en inglés sobre todo si son relacionados con el trabajo es importante ser profesional y utilizar el grado de formalidad adecuado.

Aunque hoy en día la mayoría de las comunicaciones por email ya no son tan formales, es necesario mantener un tono más bien neutro o semi-formal y no sonar demasiado informal.

En el post de hoy veremos diferentes recursos paso por paso para que puedas adaptar tu mensaje de más a menos formal según las situaciones. Para que los identifiques fácilmente, al lado de cada frase verás las siguientes anotaciones:

(F) – bastante formal.
(SF) – semi formal, ni muy formal ni demasiado informal.
(N) – neutro, no muy formal / informal, más friendly pero ok for a business context.

Además al final de este post encontrarás un enlace para que puedas descargarte nuestra guía «Todo lo que necesitas saber para escribir tus emails en inglés» completamente gratis.

Bien, vamos a ello!

 

Greetings

Empezamos con los saludos, la manera más formal sería

(F) Dear Mr. Green – estimado señor (apellido)
(F) Dear Ms. Green (Ms.-si es una mujer) – estimada señora (apellido)
(F) Dear sir /madam – estimado señor / señora (si no sabes el nombre / apellido de la persona a la que te diriges)

(SF) Good morning / afternoon James, – buenos días / buenas tardes James
(SF) Dear James, – estimado James

O simplemente

(N) Hello James – hola James
(N) Hi James – hola James

Si te diriges a un grupo de personas puedes empezar con

(F) Dear all, – estimados
(N) Hello everyone, – hola a todos
(N) Hi all, – hola a todos

 

Opening line

Ya tenemos el saludo, pero igualmente importante es cómo comenzar el email. Aquí hay varias opciones por ejemplo, podemos hacer referencia a un email o conversacion previa, indicar el motivo del email, pedir información, etc.

(F) I’m writing in reference to… – (le) escribo en referencia a…
(F) I’m writing to request… – (le) escribo para solicitar…
(F) In response to your request about…- en respuesta a su solicitud de…
(SF) I’m writing to confirm / to inform you – (le/te) escribo para confirmar / informar(te)
(N) I’m writing about… – (le/te) escribo por…
(N) Regarding your last email / our last conversation – de acuerdo a su email / nuestra conversación
(N) Following your previous email – de acuerdo al email anterior
(N) Following our (phone) conversation / our last meeting – como hemos comentado en nuestra conversación / reunión

Si no necesitas ser muy formal o simplemente es un email corto para confirmar algo de manera rápida puedes abreviar e ir más directamente al grano, siempre que la relación sea buena / cercana porque es una persona con la que te comunicas a menudo

(N) This is to confirm…- esto (este email) es para confirmar…
(N) Just a quick email to inform you… – un breve mail para informar(te)…
(N) Just a quick email regarding… – un breve email referente a…
(N) This is just to let you know about… – sólo para comentarte…

A veces dependiendo del caso está bien también utilizar

(N) Thank you for your email – gracias por tu email
(N) Thank you for the information – gracias por la información
(N) Thanks for your quick reply – gracias por tu pronta respuesta
(N) Sorry for my late reply – perdón por tardar en responder

 

Body of the email

Este apartado es el más difícil porque cada email trata de un asunto diferente, pero en general hay unas frases «tipo» que nos pueden ayudar independientemente del asunto.

Pedir información

(F) I would or (I’d) be grateful if you could send me…? – (le) estaría agradecido si pudiera enviarme…
(F) I wonder if you could…? – me pregunto si podría…
(SF) Would you mind sending / confirming…? – (le/te) importaría confirmar / enviar…
(SF) Is it possible to have (a report / more details) on…? – es posible tener un informe / más detalles sobre…
(N) Could you please confirm / send… ? – podrías por favor confirmar / enviar…

Dar información

> Si envias un adjunto

(N) Please find attached the information / details about… – encuentre adjunto la información sobre…
(N) See attachment for more information / details about… – ver adjunto para más información…

> Si respondes en el mismo email

(SF) Please find the information requested below – encuentre a continuación la información solicitada
(N) Please find / see the information / details below – a continuación la información

> Pedir disculpas – porque nunca se sabe y aquí es cuestión de quedar bien como buenos profesionales

(F) I’m sorry to hear that… – siento saber que…
(F) Sorry for the inconveniences this may have caused. – perdón por las molestias causadas
(SF) Please accept my / our apologies for… – acepte mis / nuestras disculpas por…
(N) I / we apologise for… – me disculpo por…
(N) Sorry for the inconveniences – perdón por los inconvenientes
(N) Sorry about… – perdón por…

 

Closing line

Vale, ya hemos dicho lo que teníamos que decir y toca ir cerrando el email, aquí también hay fórmulas que utilizamos frecuentemente

(F) If you need further information, do not hesitate to contact me – si necesita de más información no dude en contactarme
(SF) If you have any concerns, do no hesitate to contact me. – si tiene cualquier duda / problema / pregunta, no dude en contactarme
(N) If you need anything else, please contact me. – si necesita(s) algo más, por favor pongase / ponte en contacto
(N) If you need anything else, let me know. – si necesitas algo más me dices

(F) I look forward to receiving your answer. – espero recibir su respuesta
(F) I look forward to your answer. – espero su respuesta

Con la expresión look forward to hay varias cosas:

En español sería algo así como «quedo a la espera de su / tu respuesta» y es útil para indicar que efectivamente esperamos respuesta.
En este caso con la segunda opción es suficiente. ¿Por qué? porque si utilizamos un verbo después de look forward to+-ing, tiene que ser en gerundio y así no tenemos que recordar este pequeño detalle.

También existen expresiones similares para indicar el interés de que algo pase (vamos, como decir que te apetece o que tienes ganas de que ese momento llegue, pero quedas como un profesional con esta fórmula)

I look forward to hearing from you soon. – espero saber de ti pronto
I look forward to meeting you. – espero que nos reunamos
I look forward to our next meeting. – espero nuestra próxima reunión

Además, podemos incluir (si no hemos utilizado ninguna de las del anterior apartado o si realmente es necesario dar las gracias porque hemos pedido algo)

(N) Thank you for your time / help / attention- gracias por su / tu tiempo / ayuda / atención
(N) Thank you in advance- gracias de antemano

 

Closing greeting

Finally, es importante incluir además una despedida.
Aquí de nuevo, tenemos varias opciones dependiendo de la formalidad pero en general con regards, o best regards ya quedas bien en cualquier contexto, y puedes ajustar y hacerlo más friendly dependiendo de a quién te diriges y lo cercana que sea la relación.

(SF) Regards, – saludos
(SF) Best regards, – saludos cordiales
(N) Kind regards, – saludos cordiales
(N) Warm regards, – saludos cordiales

Por último, un par de anotaciones y consejillos:

Con respecto a la formalidad podeis ir jugando y combinando opciones con tranquilidad porque en ningún caso os va a quedar un email ni muy muy formal ni demasiado informal > Ok for a business context.

Otra cosa a tener en cuenta es mantener el mismo tono durante todo el email, si empiezas más bien formal, asegúrate de que las expresiones que utilices sigan la misma línea.

Para que te resulte más fácil acordarte de todo esto, te hemos preparado una versión en pdf para descargar y que lo tengas siempre a mano. Además de encontrar expresiones útiles, incluye también ejemplos de emails para que puedas ver la diferencia entre más o menos formal.

>> Descárgate la guía ahora <<

Espero que te haya gustado y que empieces a utilizar estas expresiones en tus emails hoy mismo.

Sin más, me despido
Kind regards,
Raquel

PS: Si te ha gustado este post nos encantaría que lo compartieses, te estaría muy agradecida 😉

 

 

To care is to share (o dicho de otra forma, si te ha gustado comparte!)

10 thoughts on “Qué tienes que saber sí o sí al escribir emails en inglés”

  6. Buenos dias…
    El articulo me resulta bien didactico ya que estoy en franco deserrolo de modulos de English on line en cuyo marco estamos obligados a realizar tareas de redaccion. Por lo que respecto a mi esta y otras enseñanzas afines devienen muy provechosas…

    De paso ya me suscribo a la pagina.

    Muchisimas gracias.

    Responder

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    Si anotas algo en tu agenda, ¿lo haces en tu “schedule”, en tu “agenda” o en tu “diary”? En este post te aclaramos la diferencia entre agenda, diary y schedule y cómo usar correctamente cada una de estas palabras en inglés.

    Agenda en inglés es la agenda de una reunión, cuando hacemos referencia a los puntos que se van a tratar durante la misma, también se llama “orden del día”.

    E.g.
    The next item on the agenda will be new sales strategy. – El próximo punto de la agenda será la nueva estrategia de ventas.
    Have you got a copy of the agenda for tomorrow’s meeting? – ¿Tienes una copia de la agenda para la reunión de mañana?
    The agenda included a point to discuss budget. – La agenda incluía un punto para debatir los presupuestos.

    Diary es la agenda que usamos para anotar acontecimientos, eventos, citas, etc.

    Hoy en día puede ser una agenda física, como un “planner” (aquí tenemos otra palabra más, será por variedad jejeje) de esas con sus hojas por días-semanas y demás. O puede ser una agenda más digital, como por ejemplo tipo google calendar y similares, en las que además de tener el calendario como tal, podemos anotar todas esas cosas que tenemos que hacer cada día. En este caso entonces usamos diary o calendar.

    E.g.
    Wait a minute, I’ll check in my diary. – Espera un minuto, lo miro en mi agenda.
    She has a very busy diary this week.- Tiene una agenda muy ocupada esta semana.
    I’ll make a note of our next meeting in my diary / calendar. – Tomaré nota de nuestra próxima reunión en mi agenda.

    Por otro lado, diary puede ser también un diario personal (o “journal”, que está más de moda) donde escribimos nuestros pensamientos, sentimientos o las cosas que nos pasan.

    E.g.
    Reading Anne Frank’s diary made a very big impression on me. – Leer el diario de Ana Frank me causó gran impresión.
    While I was travelling, I kept a diary every day. – Mientras viajaba, escribía un diario todos los días.
    Do you keep a diary? – ¿Llevas/escribes un diario? (¿escribes regularmente en uno?)

    Hasta aquí más o menos claro, verdad? Pues seguimos con la diferencia entre agenda, diary y schedule y a continuación veremos schedule.

    Schedule es un plan en el que se incluyen las cosas que tenemos que hacer y cómo aparecen programadas en nuestra agenda.

    E.g.
    I have a busy schedule for the next few days. – Tengo una agenda ocupada para los próximos días.
    What’s our schedule for this morning? – ¿Cuál es nuestra agenda/nuestro plan para esta mañana?

    Y aquí aparece el lío, dependiendo de la frase podemos usar schedule o diary/calendar porque en algunos casos la diferencia entre ellas es más sutil y podemos usar una u otra de manera similar. Observa los siguientes ejemplos

    E.g.
    I’ll make a note of this appointment in my diary/calendar. – Anotaré esta cita en mi agenda/calendario.
    I have a busy schedule this week. – Tengo una agenda ocupada/apretada esta semana.
    Let me check it in my diary/calendar/schedule to see when I’m free. – Déjame mirarlo en mi agenda/calendario/horario para ver cuándo estoy libre.

    Además schedule puede ser también la programación de horarios, como por ejemplo de trenes, autobuses, de clases… y en este caso podemos usar de forma similar la palabra timetable (en UK English, en US English para este caso es más frecuente usar solo schedule).

    E.g.
    Let’s check the train schedule/timetable and see what are the options. – Vamos a mirar los horarios de trenes y vemos cuáles son las opciones.
    Have you seen the schedule of classes for this month? – Has visto el horario/calendario de clases para este mes?

    En cuanto a la programación o planificación de un proyecto, hablamos también de schedule. Incluso podemos decir que algo avanza más rápido de lo esperado ”ahead of schedule” o por el contrario, que vamos retrasados con respecto al plan original, “behind schedule” y si vamos bien, de acuerdo al plan, decimos que vamos “on schedule”.

    E.g.
    Everything is going according to schedule. – Todo va según el horario/calendario previsto.
    We are two weeks behind schedule in this project. – Llevamos dos semanas de retraso en este proyecto.
    The good news is they are going on schedule. – La buena noticia es que van según el horario/plan previsto.
    I think I can finish earlier with this, I’m ahead of schedule. – Creo que puedo acabar antes con esto,  voy adelantado al horario previsto.

    En resumen, y para que veas la diferencia entre agenda, diary y schedule de un solo vistazo

    Agenda > orden del día, agenda de una reunión.
    Diary / schedule / calendar > agenda, donde anotar citas, eventos, tareas.
    Schedule > horario, calendario, agenda, plan.

    Observa

    Remember we are having a meeting next week. I’ll send you an invite so that you can add it to your diary/calendar. I’ll also attach the agenda of the meeting with the points to be discussed. One of them is related to the delay in the project schedule.

    Recuerda que tendremos una reunión la próxima semana. Te enviaré una invitación para que la puedas agregar a tu agenda/calendario. También adjuntaré la agenda de la reunión con los puntos que se discutirán. Uno de ellos está relacionado con el retraso en el calendario del proyecto.

    Esperamos que después de todos estos ejemplos y explicaciones haya quedado clara la     diferencia entre agenda, diary y schedule y a partir de ahora las uses correctamente.

     

    5 min.
    Errores frecuentes en inglés, no metas más la pata
    Errores frecuentes en inglés, no metas más la pata

    Aprender otro idioma no siempre es fácil y aunque cometer errores es una parte natural del proceso de aprendizaje parece que hay ciertas cosas que se nos resisten y no hay manera de que se nos queden grabadas. Una de las razones es que las estructuras gramaticales a veces varían y nuestra mente inconscientemente recurre a nuestra lengua materna, en este caso el español, cuando intentamos decir lo mismo en inglés. Para ayudarte en este proceso, hemos recopilado una nueva serie de errores frecuentes en inglés que la experiencia con nuestros alumnos nos dice que cometemos de manera recurrente 😉

    Toma nota que empezamos! Let’s get started!

     I have seen Martha yesterday.
     I saw Martha yesterday.
     I have visited my aunt last weekend.
     I visited my aunt last weekend.

    Es incorrecto porque: en inglés si hay una referencia temporal de un periodo de tiempo que ya ha finalizado, se usa past simple y no present perfect.

     You must to call him immediately.
     You must call him immediately.
     She can to run really fast.
     She can run really fast.

    Es incorrecto porque: los modal verbs como can, must, should, will, would… no van seguidos de la preposición to. Las excepciones serían cuando usamos have to y también need to. Por ejemplo, I have to finish this today.

     When I will arrive I will phone you.
     When I arrive I will phone you.

    Es incorrecto porque: después de palabras como when (before, after, until…) en una frase subordinada usamos presente aunque nos estemos refiriendo al futuro. Algo parecido sucede cuando utilizamos la primera condicional observa

     If I will be in London, I will contact you.
     If I am in London, I will contact you.

    Es incorrecto porque: la estructura correcta de la primera condicional es if + present simple / will + verb.

    El siguiente es uno de los errores frecuentes en inglés que más nos cuesta, seguro que te suena

     He has lived here since three months (ago).
     He has lived here for three months.
     He moved here three months ago.

    Es incorrecto porque: no usamos ago con present perfect, solo con past simple. Además se usa for + un periodo de tiempo y since + un punto determinado en el tiempo. Más detalles de for, since y present perfect aquí

     The man which lives next door is from Russia.
     The man who lives next door is from Russia.

    Es incorrecto porque: en las frases con pronombres relativos, por lo general which se usa al referirse a una cosa y who al referirse a una persona.

     She was boring at the party.
     She was bored at the party.
     It was a confused situation.
     It was a confusing situation.

    Es incorrecto porque: palabras como bored, interested, excited, confused… hablan sobre cómo nos sentimos. Palabras como boring, interesting, exciting, confusing se refieren a lo que causa ese sentimiento (sea una cosa o una persona).

     Where I can find a bank?
     Where can I find a bank?
     You can give me information?
     Can you give me some information?

    Es incorrecto porque: las preguntas en inglés siguen una estructura bastante bien definida y además se inverte el orden de sujeto-verbo, es decir, en una pregunta se pone antes el sujeto y después el verbo. Esto es muy general para no extendernos, pero aquí tienes más información sobre preguntas en inglés.

    Éste es uno de los los errores frecuentes en inglés que no deberíamos cometer never ever 😉

     People at my office is very friendly.
     People at my office are very friendly.

    Es incorrecto porque: people es el plural de person, es uno de esos plurales irregulares como child-children, man-men, woman-women… y sí, es verdad que en nuestra cabecita tiene sentido decir «gente» en lugar de personas, pero aún así, recuerda que en inglés es siempre people are, no excuses!

     I did it by my own.
     I did it by myself.
     I did it on my own.

    Es incorrecto porque: o bien decimos by myself, o bien on my own, pero nada de mezclar las dos cosas para decir que lo hemos hecho nosotros mismos.

     She didn’t want that I go.
     She didn’t want me to go.
     Do you want that I help you?
     Do you want me to help you?

    Es incorrecto porque: algunos verbos en inglés (como want, aunque no es el único) van seguidos de objeto + infinitivo, como en I want you to help them, y la estructura con that, I want that you help them, no es correcta.

    Otro de los errores frecuentes en inglés con el que a menudo metemos la pata es con el verbo explain

     Please explain me how improve my English.
     Please explain to me how to improve my English.

    Es incorrecto porque: en inglés you explain something o you explain to someone something. Puedes ver más ejemplos sobre cómo usar explain aquí.

     They were waiting during 3 hours.
     They were waiting for 3 hours.
         We will go for summer time.
         We will go during summer time.

    Es incorrecto porque: usamos for para referirnos a un periodo de tiempo y contesta a la pregunta How long…? . En el caso de during, se usa para referirse al momento en el que algo pasa y contesta a la pregunta When…?

     My sisters and me will have dinner together.
     My sisters and I will have dinner together.
     She wanted to speak to my sisters and I.
     She wanted to speak to my sisters and me.

    Es incorrecto porque: cuando esta parte es el sujeto de la frase decimos and I, pero cuando es el objeto (o complemento) del verbo decimos and me.

    Esperamos que con estos ejemplos y breves explicaciones ahora lo entiendas mejor. Toma nota de los crees que te confunden más para ir corrigiéndolos poco a poco. Éstos son solo algunos de los errores frecuentes en inglés que cometemos todos los que estamos aprendiendo inglés, pero no son los únicos, puedes ver más common mistakes de este tipo aquí.

     

    5 min.
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