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A la hora de escribir emails en inglés sobre todo si son relacionados con el trabajo es importante ser profesional y utilizar el grado de formalidad adecuado.

Aunque hoy en día la mayoría de las comunicaciones por email ya no son tan formales, es necesario mantener un tono más bien neutro o semi-formal y no sonar demasiado informal.

En el post de hoy veremos diferentes recursos paso por paso para que puedas adaptar tu mensaje de más a menos formal según las situaciones. Para que los identifiques fácilmente, al lado de cada frase verás las siguientes anotaciones:

(F) – bastante formal.
(SF) – semi formal, ni muy formal ni demasiado informal.
(N) – neutro, no muy formal / informal, más friendly pero ok for a business context.

Además al final de este post encontrarás un enlace para que puedas descargarte nuestra guía «Todo lo que necesitas saber para escribir tus emails en inglés» completamente gratis.

Bien, vamos a ello!

 

Greetings

Empezamos con los saludos, la manera más formal sería

(F) Dear Mr. Green – estimado señor (apellido)
(F) Dear Ms. Green (Ms.-si es una mujer) – estimada señora (apellido)
(F) Dear sir /madam – estimado señor / señora (si no sabes el nombre / apellido de la persona a la que te diriges)

(SF) Good morning / afternoon James, – buenos días / buenas tardes James
(SF) Dear James, – estimado James

O simplemente

(N) Hello James – hola James
(N) Hi James – hola James

Si te diriges a un grupo de personas puedes empezar con

(F) Dear all, – estimados
(N) Hello everyone, – hola a todos
(N) Hi all, – hola a todos

 

Opening line

Ya tenemos el saludo, pero igualmente importante es cómo comenzar el email. Aquí hay varias opciones por ejemplo, podemos hacer referencia a un email o conversacion previa, indicar el motivo del email, pedir información, etc.

(F) I’m writing in reference to… – (le) escribo en referencia a…
(F) I’m writing to request… – (le) escribo para solicitar…
(F) In response to your request about…- en respuesta a su solicitud de…
(SF) I’m writing to confirm / to inform you – (le/te) escribo para confirmar / informar(te)
(N) I’m writing about… – (le/te) escribo por…
(N) Regarding your last email / our last conversation – de acuerdo a su email / nuestra conversación
(N) Following your previous email – de acuerdo al email anterior
(N) Following our (phone) conversation / our last meeting – como hemos comentado en nuestra conversación / reunión

Si no necesitas ser muy formal o simplemente es un email corto para confirmar algo de manera rápida puedes abreviar e ir más directamente al grano, siempre que la relación sea buena / cercana porque es una persona con la que te comunicas a menudo

(N) This is to confirm…- esto (este email) es para confirmar…
(N) Just a quick email to inform you… – un breve mail para informar(te)…
(N) Just a quick email regarding… – un breve email referente a…
(N) This is just to let you know about… – sólo para comentarte…

A veces dependiendo del caso está bien también utilizar

(N) Thank you for your email – gracias por tu email
(N) Thank you for the information – gracias por la información
(N) Thanks for your quick reply – gracias por tu pronta respuesta
(N) Sorry for my late reply – perdón por tardar en responder

 

Body of the email

Este apartado es el más difícil porque cada email trata de un asunto diferente, pero en general hay unas frases «tipo» que nos pueden ayudar independientemente del asunto.

Pedir información

(F) I would or (I’d) be grateful if you could send me…? – (le) estaría agradecido si pudiera enviarme…
(F) I wonder if you could…? – me pregunto si podría…
(SF) Would you mind sending / confirming…? – (le/te) importaría confirmar / enviar…
(SF) Is it possible to have (a report / more details) on…? – es posible tener un informe / más detalles sobre…
(N) Could you please confirm / send… ? – podrías por favor confirmar / enviar…

Dar información

> Si envias un adjunto

(N) Please find attached the information / details about… – encuentre adjunto la información sobre…
(N) See attachment for more information / details about… – ver adjunto para más información…

> Si respondes en el mismo email

(SF) Please find the information requested below – encuentre a continuación la información solicitada
(N) Please find / see the information / details below – a continuación la información

> Pedir disculpas – porque nunca se sabe y aquí es cuestión de quedar bien como buenos profesionales

(F) I’m sorry to hear that… – siento saber que…
(F) Sorry for the inconveniences this may have caused. – perdón por las molestias causadas
(SF) Please accept my / our apologies for… – acepte mis / nuestras disculpas por…
(N) I / we apologise for… – me disculpo por…
(N) Sorry for the inconveniences – perdón por los inconvenientes
(N) Sorry about… – perdón por…

 

Closing line

Vale, ya hemos dicho lo que teníamos que decir y toca ir cerrando el email, aquí también hay fórmulas que utilizamos frecuentemente

(F) If you need further information, do not hesitate to contact me – si necesita de más información no dude en contactarme
(SF) If you have any concerns, do no hesitate to contact me. – si tiene cualquier duda / problema / pregunta, no dude en contactarme
(N) If you need anything else, please contact me. – si necesita(s) algo más, por favor pongase / ponte en contacto
(N) If you need anything else, let me know. – si necesitas algo más me dices

(F) I look forward to receiving your answer. – espero recibir su respuesta
(F) I look forward to your answer. – espero su respuesta

Con la expresión look forward to hay varias cosas:

En español sería algo así como «quedo a la espera de su / tu respuesta» y es útil para indicar que efectivamente esperamos respuesta.
En este caso con la segunda opción es suficiente. ¿Por qué? porque si utilizamos un verbo después de look forward to+-ing, tiene que ser en gerundio y así no tenemos que recordar este pequeño detalle.

También existen expresiones similares para indicar el interés de que algo pase (vamos, como decir que te apetece o que tienes ganas de que ese momento llegue, pero quedas como un profesional con esta fórmula)

I look forward to hearing from you soon. – espero saber de ti pronto
I look forward to meeting you. – espero que nos reunamos
I look forward to our next meeting. – espero nuestra próxima reunión

Además, podemos incluir (si no hemos utilizado ninguna de las del anterior apartado o si realmente es necesario dar las gracias porque hemos pedido algo)

(N) Thank you for your time / help / attention- gracias por su / tu tiempo / ayuda / atención
(N) Thank you in advance- gracias de antemano

 

Closing greeting

Finally, es importante incluir además una despedida.
Aquí de nuevo, tenemos varias opciones dependiendo de la formalidad pero en general con regards, o best regards ya quedas bien en cualquier contexto, y puedes ajustar y hacerlo más friendly dependiendo de a quién te diriges y lo cercana que sea la relación.

(SF) Regards, – saludos
(SF) Best regards, – saludos cordiales
(N) Kind regards, – saludos cordiales
(N) Warm regards, – saludos cordiales

Por último, un par de anotaciones y consejillos:

Con respecto a la formalidad podeis ir jugando y combinando opciones con tranquilidad porque en ningún caso os va a quedar un email ni muy muy formal ni demasiado informal > Ok for a business context.

Otra cosa a tener en cuenta es mantener el mismo tono durante todo el email, si empiezas más bien formal, asegúrate de que las expresiones que utilices sigan la misma línea.

Para que te resulte más fácil acordarte de todo esto, te hemos preparado una versión en pdf para descargar y que lo tengas siempre a mano. Además de encontrar expresiones útiles, incluye también ejemplos de emails para que puedas ver la diferencia entre más o menos formal.

>> Descárgate la guía ahora <<

Espero que te haya gustado y que empieces a utilizar estas expresiones en tus emails hoy mismo.

Sin más, me despido
Kind regards,
Raquel

PS: Si te ha gustado este post nos encantaría que lo compartieses, te estaría muy agradecida 😉

 

 

To care is to share (o dicho de otra forma, si te ha gustado comparte!)

10 thoughts on “Qué tienes que saber sí o sí al escribir emails en inglés

  1. Muy bueno!
    Me susbcribo aquí , si puede ser, porque no me toma el mail en la parte de ‘ quiero susncribirme’ gracias!!

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    ¿Sabes cómo decir los números en inglés? Parece algo bastante sencillo, ¿verdad? pues ahora piensa en los números grandes, en números de teléfono, en cómo decir una cantidad de dinero, en decimales… esto ya es otra cosa amigos porque la historia se complica y no es tan fácil como parece a simple vista.

    En este post le damos un repaso a los números en inglés y te contamos algunos tips para hablar de todos ellos.

    Let’s see it step by step, vamos a verlo paso por paso

     

    Los números grandes o large numbers

    Vamos a ponerte a prueba, ¿cómo dirías el siguiente número en ingles?

    330,450

    Respuesta: three hundred (and) thirty thousand four hundred (and) fifty

    Observa:
    Podemos usar «and» o no, esto es opcional, pero si lo usamos suele ir entre hundred y thousand, y no es necesario usarlo de nuevo después de thousand.

    Decimos hundred – thousand – million pero no usamos -s al final aunque sean varios (hundreds– thousands, millions) a no ser que digamos algo como There were hundreds of people.

    Podemos decir a hundred/thousand o one hundred/thousand. No hay una diferencia significativa entre usar uno u otro, quizá con one le damos más énfasis, pero puedes usar tanto uno como otro sin problema.

    Atento a la pronunciación de hundred y thousand

    http://92.204.211.128/metoo.es/wp-content/uploads/numbers-1.mp3

     

    Al hablar de dinero o currency

    Escribirlo es muy fácil, pero ¿cómo decimos una cantidad de dinero al hablar? Veamos los siguientes ejemplos

    Escrito Hablado
    €3.80 three euros and eighty cents o más corto/informal, three (euros) eighty
    $60.52 sixty dollars and fifty two cents o sixty fifty two (dollars)
    £15.50 fifteen fifty pounds o fifteen pounds fifty cents
    €3.8m three point eight million euros
    £1.6m one point six million pounds
    $2.7bn two point seven billion dollars

    Observa:
    Si es una cantidad con decimales, las separamos con punto.

    Al hablar de million y billion pasa lo mismo que con hundred y thousand, si son varios no añadimos una -s (millions, billions).

     

    Porcentajes, decimales y fracciones o percentages, decimals and fractions

    De nuevo distinguimos entre la forma escrita y la forma hablada

    Porcentajes

    Escrito Hablado
    5% five percent
    11.3% eleven point three percent
    36.25% thirty-six point two five percent
    100% one hundred percent

    Decimales

    Escrito Hablado
    2.95 two point nine five
    0.75 zero point seven five
    0.234 zero point two three four

    Fracciones

    Escrito Hablado
    1/2 a half
    1/3 a third
    1/4 a quarter
    2/5 two fifths
    2/8 two eighths

    Observa:
    Escribimos y decimos «point» siempre y los números después del punto se dicen de uno en uno (como en 0.75 point seven five y no seventy five) tanto en porcentajes como en decimales.

    Importante: en inglés se usa siempre punto y no coma al escribir en los casos de decimales y porcentajes al igual que cuando hablamos de currency. Por el contrario, al usar cantidades grandes (miles, millones, etc) en inglés se usa coma y no punto. Mira éstos ejemplos

    Large number 1,500 (English) – 1.500 (Spanish)
    Large number 205,683 (English) – 205.683 (Spanish)
    Large number 1,800,000 (English) – 1.800.000 (Spanish)
    Decimal 2.95 (English) – 2,95 (Spanish)
    Decimal 0.75 (English) – 0,75 (Spanish)
    Currency €7.55 (English) – 7,55€ (Spanish)

    En fracciones recuerda que hay que usar el número ordinal en el segundo, en casos como 2/5 two fifths 2/8 – two eighths

     

    Números de teléfono

    Parece muy fácil y lo es, pero cuando estamos al teléfono y nos toca decir o anotar un número, nos entran los nervios y ya se nos olvidan hasta los números en inglés.

    Escrito Hablado
    809 77 03 56 eight oh nine double seven oh three five six
    (0034) – 556 160 372 (country code) double oh three four – double five six one six oh three seven two

    Observa:
    Los números de teléfono se suelen decir uno por uno pero si hay dos iguales seguidos puedes decir double seven.

    El cero se puede decir tal cual zero y también es frecuente decir «oh» (*ou) como si dijeras la letra O vaya, al dar un número de teléfono.

    En algunos casos puedes identificar el prefijo de país (country code) o de la región (area code) antes de indicar los números que corresponden. Por ejemplo country code 0044 (double oh, double four) area code 863 (eight six three) y luego ya decimos el resto de los números.

     

    El cero 0

    El caso del cero es muy particular en inglés dependiendo del contexto. Algunos tips de uso:
    zero – para decir la cifra por sí sola, en decimales y porcentajes, números de teléfono y algunas frases hechas.

    o («ou» como la letra O) – para los teléfonos, direcciones, horas y temperaturas.

    nil – para resultados deportivos

    nought – aunque no se usa en US English, es frecuente en otros países para expresar decimales.

    Algunos ejemplos

    2-0 (football) = «Two nil»
    30-0 (tennis) = «Thirty love»
    604 7721 (phone number) = «six oh four…»
    0.4 (a number) = «nought point four» or «zero point four»
    0ºC (temperature) = «zero degrees»

     

    Los años o years

    Cuando hablamos de los años y tenemos números de cuatro cifras, solemos agruparlos de dos en dos

    Escrito Hablado
    1956 nineteen fifty two
    2011 twenty eleven
    2018 twenty eighteen

    Excepto si hablamos de años como los comprendidos entre 2000 y 2009, en estos casos y para evitar confusiones diríamos mejor

    Escrito Hablado
    2000 two thousand
    2005 two thousand five
    2009 two thousand nine

    Al margen de los años, el tema de las fechas puede resultar un poco más complejo, puedes ver este post donde lo explicamos brevemente

    Un último tip, cuidado con la pronunciación de los números sobre todo cuando hay que distinguir entre pares como fifty/fifteen o thirty/thirteen. La sílaba fuerte es diferente en cada caso.

    Observa y escucha:
    FIFty – fifTEEN / THIRty – thirTEEN

     

    Y aunque parezca algo muy simple, os pongo de ejemplo una anécdota real que le pasó a uno de mis amigos: estaba negociando con un cliente el número de horas que emplearían en realizar un proyecto y mi amigo estuvo de acuerdo en la cantidad que se mencionó en la reunión, hasta que al ver la documentación por escrito pudo comprobar que había accedido a realizar el proyecto en 15 horas en lugar de 50 horas como él pensaba. Bastante diferente no? Imagina que te pasa a ti.

    En estos casos lo mejor es siempre, siempre double check o pedir la aclaración: sorry, did you say fifty – five oh or fifteen – one five? Más vale pasar un poquito de apuro en ese momento por preguntar just in case que luego equivocarnos y que tenga consecuencias más graves.

    Con este repaso y todos estos tips a partir de ahora no habrá más números en inglés que se te resistan.

     

    5 min.
    The Guiri – No quieres parecer un guiri pero lo eres

    No quieres parecer un guiri pero quieres trabajar en un país en el que lo eres

    Bien, lo primero que necesitas tener claro clarísimo es el sector al que quieres dirigir tu carrera profesional.

    Has tenido buenísima suerte y has conseguido un puesto aceptable habiendo hecho una entrevista de trabajo más aceptable aún, eso si… la que has estado preparándote durante más de un mes con un profesor nativo tres horas al día. Pero ha llegado la hora de la verdad…la vida real en la oficina!!!

    Lo primero que debes tener en cuenta es cómo dirigirte a tus compañeros dependiendo de la categoría de cada uno. Es decir, no puedes hacer una pregunta de la misma manera a tu jefe, a tu manager o a tu compi con el que vas todos los días a comer un sandwich en el «lunch break».

    Importantísimo ser «polite» siempre, pero diferencia entre expresionesformales e informales que debes usar dependiendo de con quien hables. No es ningún error gramatical si te diriges a tu compañero con la misma solemnidad que si hablases con Elizabeth the Queen, pero sinceramente…no es necesario.

    La primera persona a la que tienes que causar buena impresión no es a tu jefe, al cual verás muy de vez en cuando, si no a ese compi con el que vas a comer todos los días ya que será con quien pases la mayor partedel tiempo. Así que vamos a ver algunas expresiones que harán más fácil y fluida vuestra comunicación en el trabajo.

    – ¿Me podrías decir…?—- Could you tell me…?
    – Me gustaría saber…—- I ́d like to know…
    – Me pregunto si podrías ayudarme con esto.—- I wonder If you could help me with this.
    – ¿Podrías repetir eso por favor?—- Could you repeat that, please? – ¿Podrías hablar un poco más despacio por favor?—- Could you speak a little more slowly, please?
    – ¿Crees que ésto está bien hecho?—- Do you think this is well done?

    Por supuesto que en ningún momento vas a preguntarle a tu jefe que si lo que estás haciendo está bien, ya que te ha contratado suponiendo quesabes hacerlo. Si tienes la necesidad de hacer alguna pregunta a un superior siempre debes hacerla de un modo más formal. Aquí tienes algunos ejemplos:

    – Si tu superior te pide que hagas algo y no estás muy segur@ de lo que tienes que hacer puedes simplemente decir algo como esto:

    ¿Podría darme algún detalle más porfavor?—- Could you give me some more detail, please?

    De este modo lo que pensará es que quieres hacerlo muy bien y trabajar mucho sobre ello.

    – Una vez que sabes exactamente cuál es tu tarea es importante reforzar la idea de que lo tienes claro y más importante aún…que vas a ponerte a trabajar sin descanso. Y una manera de que tu jefe sea consciente de ello es diciendo un:

    Daré lo mejor de mí.—- I ́ll take care of that, or, I ́ll do my best.

    -Para seguir demostrando tu interés puedes decir algo como: ¿Qué debería saber sobre…?—- What should I know about…?

    y probablemente él te dará las mejores pistas para empezar tu proyecto con éxito.

    Éstas son solo algunas expresiones que te ayudarán a sentir confianza y seguridad en un entorno miles away de tu «zona de confort». Eso si, llegará un momento en el que no tengas que pensar qué decir ó cómo decirlo…no porque eres una listilla que sabe hacerlo todo en la oficina, sino porque cada vez que tengas que decir o preguntar algo simplemente saldrá de una forma natural.

    Good luck!!!

    3 min.
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