A la hora de escribir emails en inglés sobre todo si son relacionados con el trabajo es importante ser profesional y utilizar el grado de formalidad adecuado.

Aunque hoy en día la mayoría de las comunicaciones por email ya no son tan formales, es necesario mantener un tono más bien neutro o semi-formal y no sonar demasiado informal.

En el post de hoy veremos diferentes recursos paso por paso para que puedas adaptar tu mensaje de más a menos formal según las situaciones. Para que los identifiques fácilmente, al lado de cada frase verás las siguientes anotaciones:

(F) – bastante formal.
(SF) – semi formal, ni muy formal ni demasiado informal.
(N) – neutro, no muy formal / informal, más friendly pero ok for a business context.

Además al final de este post encontrarás un enlace para que puedas descargarte nuestra guía «Todo lo que necesitas saber para escribir tus emails en inglés» completamente gratis.

Bien, vamos a ello!

Greetings

Empezamos con los saludos, la manera más formal sería

(F) Dear Mr. Green – estimado señor (apellido)
(F) Dear Ms. Green (Ms.-si es una mujer) – estimada señora (apellido)
(F) Dear sir /madam – estimado señor / señora (si no sabes el nombre / apellido de la persona a la que te diriges)

(SF) Good morning / afternoon James, – buenos días / buenas tardes James
(SF) Dear James, – estimado James

O simplemente

(N) Hello James – hola James
(N) Hi James – hola James

Si te diriges a un grupo de personas puedes empezar con

(F) Dear all, – estimados
(N) Hello everyone, – hola a todos
(N) Hi all, – hola a todos

Opening line

Ya tenemos el saludo, pero igualmente importante es cómo comenzar el email. Aquí hay varias opciones por ejemplo, podemos hacer referencia a un email o conversacion previa, indicar el motivo del email, pedir información, etc.

(F) I’m writing in reference to… – (le) escribo en referencia a…
(F) I’m writing to request… – (le) escribo para solicitar…
(F) In response to your request about…- en respuesta a su solicitud de…
(SF) I’m writing to confirm / to inform you – (le/te) escribo para confirmar / informar(te)
(N) I’m writing about… – (le/te) escribo por…
(N) Regarding your last email / our last conversation – de acuerdo a su email / nuestra conversación
(N) Following your previous email – de acuerdo al email anterior
(N) Following our (phone) conversation / our last meeting – como hemos comentado en nuestra conversación / reunión

Si no necesitas ser muy formal o simplemente es un email corto para confirmar algo de manera rápida puedes abreviar e ir más directamente al grano, siempre que la relación sea buena / cercana porque es una persona con la que te comunicas a menudo

(N) This is to confirm…- esto (este email) es para confirmar…
(N) Just a quick email to inform you… – un breve mail para informar(te)…
(N) Just a quick email regarding… – un breve email referente a…
(N) This is just to let you know about… – sólo para comentarte…

A veces dependiendo del caso está bien también utilizar

(N) Thank you for your email – gracias por tu email
(N) Thank you for the information – gracias por la información
(N) Thanks for your quick reply – gracias por tu pronta respuesta
(N) Sorry for my late reply – perdón por tardar en responder

Body of the email

Este apartado es el más difícil porque cada email trata de un asunto diferente, pero en general hay unas frases «tipo» que nos pueden ayudar independientemente del asunto.

Pedir información

(F) I would or (I’d) be grateful if you could send me…? – (le) estaría agradecido si pudiera enviarme…
(F) I wonder if you could…? – me pregunto si podría…
(SF) Would you mind sending / confirming…? – (le/te) importaría confirmar / enviar…
(SF) Is it possible to have (a report / more details) on…? – es posible tener un informe / más detalles sobre…
(N) Could you please confirm / send… ? – podrías por favor confirmar / enviar…

Dar información

> Si envias un adjunto

(N) Please find attached the information / details about… – encuentre adjunto la información sobre…
(N) See attachment for more information / details about… – ver adjunto para más información…

> Si respondes en el mismo email

(SF) Please find the information requested below – encuentre a continuación la información solicitada
(N) Please find / see the information / details below – a continuación la información

> Pedir disculpas – porque nunca se sabe y aquí es cuestión de quedar bien como buenos profesionales

(F) I’m sorry to hear that… – siento saber que…
(F) Sorry for the inconveniences this may have caused. – perdón por las molestias causadas
(SF) Please accept my / our apologies for… – acepte mis / nuestras disculpas por…
(N) I / we apologise for… – me disculpo por…
(N) Sorry for the inconveniences – perdón por los inconvenientes
(N) Sorry about… – perdón por…

Closing line

Vale, ya hemos dicho lo que teníamos que decir y toca ir cerrando el email, aquí también hay fórmulas que utilizamos frecuentemente

(F) If you need further information, do not hesitate to contact me – si necesita de más información no dude en contactarme
(SF) If you have any concerns, do no hesitate to contact me. – si tiene cualquier duda / problema / pregunta, no dude en contactarme
(N) If you need anything else, please contact me. – si necesita(s) algo más, por favor pongase / ponte en contacto
(N) If you need anything else, let me know. – si necesitas algo más me dices

(F) I look forward to receiving your answer. – espero recibir su respuesta
(F) I look forward to your answer. – espero su respuesta

Con la expresión look forward to hay varias cosas:

En español sería algo así como «quedo a la espera de su / tu respuesta» y es útil para indicar que efectivamente esperamos respuesta.
En este caso con la segunda opción es suficiente. ¿Por qué? porque si utilizamos un verbo después de look forward to+-ing, tiene que ser en gerundio y así no tenemos que recordar este pequeño detalle.

También existen expresiones similares para indicar el interés de que algo pase (vamos, como decir que te apetece o que tienes ganas de que ese momento llegue, pero quedas como un profesional con esta fórmula)

I look forward to hearing from you soon. – espero saber de ti pronto
I look forward to meeting you. – espero que nos reunamos
I look forward to our next meeting. – espero nuestra próxima reunión

Además, podemos incluir (si no hemos utilizado ninguna de las del anterior apartado o si realmente es necesario dar las gracias porque hemos pedido algo)

(N) Thank you for your time / help / attention- gracias por su / tu tiempo / ayuda / atención
(N) Thank you in advance- gracias de antemano

Closing greeting

Finally, es importante incluir además una despedida.
Aquí de nuevo, tenemos varias opciones dependiendo de la formalidad pero en general con regards, o best regards ya quedas bien en cualquier contexto, y puedes ajustar y hacerlo más friendly dependiendo de a quién te diriges y lo cercana que sea la relación.

(SF) Regards, – saludos
(SF) Best regards, – saludos cordiales
(N) Kind regards, – saludos cordiales
(N) Warm regards, – saludos cordiales

Por último, un par de anotaciones y consejillos:

Con respecto a la formalidad podeis ir jugando y combinando opciones con tranquilidad porque en ningún caso os va a quedar un email ni muy muy formal ni demasiado informal > Ok for a business context.

Otra cosa a tener en cuenta es mantener el mismo tono durante todo el email, si empiezas más bien formal, asegúrate de que las expresiones que utilices sigan la misma línea.

Para que te resulte más fácil acordarte de todo esto, te hemos preparado una versión en pdf para descargar y que lo tengas siempre a mano. Además de encontrar expresiones útiles, incluye también ejemplos de emails para que puedas ver la diferencia entre más o menos formal.

Los errores con los artículos en inglés es una de esas cosas en las que los hablantes no nativos solemos meter la pata y los hablantes nativos lo notan, aunque a veces no nos lo digan. Con estas 3 sencillas reglas lo tendrás más claro y podrás dejar de cometer errores con los artículos.

Vamos a centrarnos en tres reglas generales pero básicas para aprender a diferenciar el uso de los distintos artículos en inglés. Toma nota!

Regla #1 Cuándo usar “a/an” o “the”

A (o an) es un artículo indefinido que usamos con sustantivos contables en singular para indicar una unidad de algo, o bien que es una “cualquiera”,  o la primera vez que hablamos de una cosa. En español es el equivalente a los artículos indeterminados un, uno, una.

The es un artículo definido que usamos con sustantivos contables e incontables en singular y también en plural. Lo usamos para referirnos a cosas específicas o cosas de las que solo hay uno y es fácil identificar a qué nos referimos, por ejemplo the sun, the moon. En español es el equivalente a los artículos determinados el, la, los, las.

Una vez dicho esto, verás que es más sencillo si lo vemos de un vistazo en un cuadro.

Errores con a / an

Uno de los errores con los artículos es la diferencia entre usar “a” o “an”. Pues bien, por norma general usamos “a” antes de un sustantivo que empieza con un sonido vocal, y “an” antes de un sustantivo que empieza por un sonido consonante. Fíjate bien que hemos dicho un sonido y no cómo se escribe la palabra (spelling). Esto es porque nos encontraremos con casos como an hour, donde la h es muda y no suena, aunque la escribamos, el sonido es vocal. Otro ejemplo puede ser a hospital, donde pronunciamos una h “aspirada”, y este sonido se considera consonántico.

Otro de los errores con los artículos a y an es usar ambos. No es correcto decir algo como – We bought an a cake. O usamos uno o usamos otro, dependiendo de la palabra que va después, pero nunca los dos. Otra cosa diferente es que lo confundamos al escribir con and, por ejemplo, – We ate sandwiches and a cake.

En inglés es común usar a, an cuando hablamos de profesiones. Decimos, she’s a teacher (una de muchas) o he’s an engineer (uno de muchos). Por el contrario, observa la diferencia entre decir he’s a manager o he’s the finance manager (o the manager of the finance department). Con a manager no distinguimos porque es uno de tantos, sin embargo al usar the manager ya estamos especificando o definiendo a cuál nos referimos en particular.

Regla #2 Cuándo usar “the”

En general, usamos the con sustantivos tanto contables como incontables, en singular y en plural como vimos anteriormente y cuando hablamos de algo específico o único. Vamos a ver en detalle qué significa único, lo más fácil es cuando nos referimos a cosas como el sol, la luna, de los que solo hay “uno” y entonces no da lugar a confusión. Pero único también puede ser una cosa en particular, es decir, si decimos the president, aunque no haya uno solo, sabremos a cuál nos referimos si decimos the president of xxx.

Otro ejemplo podría ser cuando mencionamos algo y la persona que escucha ya sabe a qué nos referimos. Por ejemplo, – I’d like to ask a question. The question is… O por ejemplo, – She gave me a notebook and a pen. She said that the notebook and the pen were to write my favourite recipes.

Usamos “the” con estructuras superlativas: the best, the worst, the tallest, the most beautiful…
Usamos “the” con números ordinales: the first, the second, the third, the fourth, the eighteenth…

Errores con the / no article

Una de las categorías donde los errores con artículos son más frecuentes es con nombres de lugares:

No se usa artículo con nombres de lugares cuando hablamos en general, por ejemplo en las expresiones

– (go) to work, (be) at work, start work, finish work
– (go) to school/university, (be) at school/university, start school/university, leave school/university
– (go) to hospital, (be) in hospital
– (go) to bed, (be) in bed
– (go) home, (be) at home

En general, no se usa “the” + nombres de países, ciudades: France, Paris, Peru, Egypt…

Aunque sí usamos “the” con nombres de lugares en las siguientes situaciones:

– (go to) the cinema, the bank, the supermarket, the doctor, the dentist, the airport, the station…
– con nombres de regiones geológicas, cadenas de montañas, mares, océanos, grupos de islas, ríos: the Atlantic ocean, the Panama canal, the Nile river…
– con nombres de países/islas en plural: the Netherlands, the Galapagos Islands, the United Kingdom, the United States…

Esta categoría es de las más confusas porque tiene muchas reglas pero también bastantes excepciones. No nos vamos a extender mucho más en este apartado, pero ten en cuenta que con nombres de lugares el uso de “the” o no usar artículo es más bien una cuestión de práctica y familiarizarse con las distintas situaciones. En cualquier caso, si tienes dudas, déjanos un comentario y te ayudamos.

Regla #3 Cuándo no se usa artículo

No usamos ninguno de los artículos cuando hablamos de cosas en general, sin referirnos a ninguna en particular. Por ejemplo, podemos decir –Vegetables are good for our health (en general) y podemos decir –The vegetables at the market are fresh (esos en concreto, específicamente). Sin embargo, como ves en el ejemplo, cuando ya especificamos, entonces sí podemos usar “the”.

No usamos artículo cuando nos referimos a la televisión, la radio, las horas de las comidas, los días de la semana, la hora, los meses del año, las estaciones o los años: she watches tv, we had lunch, they met on Tuesday, I’ll see you next week, in summer, in winter, in 2018…

En general, no usamos artículo con nombres de lugares, como ya vimos en el anterior apartado, aunque hay bastantes excepciones.

En realidad lo que tenemos que tener claro para evitar errores con los artículos es, sobre todo, diferenciar si necesitamos un artículo determinado (the) o indeterminado (a, an) o si no es necesario usar artículo porque estamos hablando en general.

¿Te atreves con un breve ejercicio para practicar?

Let’s go to _____ cinema.
She is _____ fastest runner.
He’s _____ engineer.
I go to _____ work by car.
We’ve been waiting for _____ hour.
_____ dolphins are very intelligent animals.
Could please close _____ door?
This is _____ second time she has phoned you.
I need _____ coffee or I’ll fall asleep.

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