Este post está dirigido a todos aquellos que trabajáis de una manera u otra en la gestión de proyectos: vocabulario en inglés imprescindible para project managers.

Aunque es un campo que tiene una terminología propia muy específica y muy amplia, damos un repaso a algunos de los términos imprescindibles.

Working as a project manager involves a number of different tasks and skills. You will need to be able to define the scope of a project clearly, estimate the cost and time required to complete it, set deliverables and especifications for every stage and allocate the resources needed to carry out the project.

(Trabajar como gerente de proyecto implica una series de tareas y habilidades diferentes. Tendrás que ser capaz de definir claramente el alcance de un proyecto, estimar el coste y el tiempo requerido para completarlo, establecer entregas y especificaciones para cada etapa y asignar los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto).

Vamos a ver éstas y otras expresiones relacionadas con la gestión de proyectos paso a paso

To define the scope – scope es el alcance del proyecto, es decir, son todas las características y requisitos del proyecto.

E.g.
We will need to define the scope of the project together with our client.

To estimate costs and time – estimar los costes y el tiempo que se requieren para llevar a cabo un proyecto.

E.g.
They agreed to estimate costs and time that a project like this can require.

To carry out a project – llevar a cabo un proyecto.

E.g.
He managed to carry out the project successfully, on time and on budget.

To set especifications – definir las especificaciones (también se usa la forma abreviada «specs») de un proyecto.

E.g.
They will prepare a document once all especifications are set.

To set deliverables – definir los entregables. Un deliverable o entregable puede ser por ejemplo, completar una determinada parte de un proyecto con un «producto» tangible.

E.g.
A project manager will work closely with you to set the different deliverables of the project.

To set milestones – definir los hitos. Normalmente se definen hitos en un calendario para establecer cuándo se debe completar una parte del trabajo.

E.g.
We have already reached some important milestones that were set.

To set (clear) objectives – definir claramente los objetivos que hay que conseguir – to reach / achieve objetives.

E.g.
Some of the objectives set were reached and received positive feedback.

To allocate resources – asignar los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Cuando hablamos de recursos en este contexto nos referimos al equipo (recursos humanos), al presupuesto (budget), al tiempo – allocation of resources/funds/time.

E.g.
The organisation must be in the position to allocate resources efficiently.

Project lifecycle – es el ciclo de vida de un proyecto que en cada caso será diferente pero en general los procesos de inicio, planificar, controlar, ejecutar y cerrar el proyecto se incluyen dentro del ciclo de vida del mismo. A project life cycle – initiating, planning, monitoring, controlling, executing and closing the project.

E.g.
We will keep you informed with the status and progress of the development at all stages of the development project lifecycle.

Project phases / stages – fases o etapas de un proyecto.

E.g.
Timing is partially reevaluated both for project phases and for entire projects.

Project timeline – línea de tiempo o cronología, es la representación gráfica de la secuencia lógica de eventos o actividades para llevar a cabo un proyecto.

E.g.
There are different tools to control and monitor project timeline.

Schedule – el cronograma del proyecto, incluidas las fechas de inicio y finalización de las actividades del proyecto.

E.g.
We will have a very tight project schedule to accomplish all the tasks.

To be on schedule – (behind schedule, ahead of schedule) – cuando todo va de acuerdo a los tiempos marcados decimos «we are on schedule» o «we need to stay on schedule», ceñirse al calendario. Si vamos con retraso decimos «we are behind schedule» y si por el contrario vamos avanzados de acuerdo al plan decimos » we are ahead of schedule».

E.g.
We’ll need to make sure the project stays on schedule.

To be on budget – (under budget, over budget) – si seguimos dentro del presupuesto marcado decimos «we are on budget». Si estamos por debajo «we are under budget» o por encima del presupuesto marcado «we are over budget».

E.g.
They were working with a tight budget but finally they completed the project on budget.

To meet a deadline – cumplir el plazo establecido. «Deadline» se refiere a fecha límite.

E.g.
They had to make an effort to meet the deadline.

Una buena manera de practicar nuestro speaking es entablar conversaciones con otras personas. Que no te dé miedo, hay una serie de recursos que se usan de manera recurrente. En este post encontrarás las claves para iniciar una conversación en inglés en diferentes situaciones.

Empezamos por aclarar un concepto muy curioso en inglés «to make small talk». ¿Qué quiere decir «small talk»? Muy fácil to make small talk básicamente es mantener una conversación y se refiere a esas conversaciones que tenemos con amigos, compañeros de trabajo, con personas que acabamos de conocer, con desconocidos y que se mantienen con el propósito de saludar, iniciar una conversación, conocer más sobre la otra persona o simplemente por cortesía.

Entonces, una vez aclarado esto, la pregunta por excelencia para iniciar una conversación en inglés en cualquier contexto es: ¿lo adivinas? Exacto! How are you?

En realidad, How are you? es más un greeting (un saludo) que una pregunta real. Por tanto, no es necesario extenderse y contar la historia de tu vida, al menos no de primeras. La respuesta correcta NO es algo como “Oh, today is horrible. I have so much to do, and my daughter is sick, and…”. Solo hay una respuesta correcta, o sea, Fine, thanks and you? Dicho ésto, hay distintas «versiones» para responder esta pregunta, como por ejemplo

How are you?

I’m fine, thanks for asking. How about you? (more formal)
Doing fine, thanks. How about you?
Fine, thanks and you?
Good, how about you?
I’m doing great today, and you?
Not bad, (how about) yourself?

¿Y ya está? Bueno, no exactamente, si hablamos con desconocidos es un simple intercambio de cortesía, pero si hablamos con amigos o con gente más cercana, esta pregunta suele dar pie a otras, dependiendo de la respuesta o puedes probar a formular preguntas similares como las que veremos ahora.

Starting a conversation with friends

Además de how are you?, hay también más variaciones, sobre todo en un contexto más informal, con amigos o con gente que conocemos bien. Empezaríamos con decir Hi (name)! Hello…! o simplemente Hey! y a continuación podemos usar alguna de éstas

How are you? – ¿Cómo estás?
How are you doing? – ¿Cómo te va?
How are you getting on? – ¿Qué tal te va? (es otra forma de decir How are you doing?)
How’s it going? – ¿Cómo te va?
What’s new? – ¿Qué te cuentas? (informal)
What’s up? – ¿Qué tal? ¿Qué pasa? (informal)

Una posible repuesta para What’s new? o What’s up? puede ser «not much» y luego puedes dar más detalles sobre un tema en concreto para continuar con tu conversación en inglés.

Si son amigos aunque hace tiempo que no los ves (if you haven’t seen them for a long time) puedes iniciar una conversación de las siguientes formas

Hi Paul! How have you been? – Hola Paul! ¿Cómo estás? (literalmente ¿Cómo has estado?)
Long time no see! – Hace mucho que no nos vemos!
It’s been ages! (since we last met) – Hace siglos (desde la última vez que nos vimos)/ Hace mucho que no nos vemos!
What’s keeping you busy? – ¿Qué te mantiene ocupado?
So, what have you been up to lately? – ¿Qué has estado haciendo últimamente?
How’s everything? – ¿Cómo va todo?
How’s your family? – ¿Cómo está la familia?

Starting a conversation with colleagues at work

Si queremos iniciar una conversación en inglés en el trabajo y tenemos un buena relación, en mucho casos podremos usar algunas de las preguntas del apartado anterior. Recuerda que para referirnos a las personas con las que trabajamos usamos los términos, colleague or co-worker. Si queremos ser cordiales, podemos usar las siguientes

Hi, Jake. How are you doing? – Hola Jake, ¿Cómo te va?
How’s your day going? – ¿Cómo va tu día?
What’s keeping you busy? – ¿Qué te mantiene ocupado?
We’re sure having a busy/slow day today. – Es un día ajetreado/lento hoy. (más que una pregunta, es un comentario que da pie a iniciar una conversación)
What are your plans for the weekend? (if it’s Friday) – ¿Cuáles son tus planes para el fin de semana?
How was your weekend? (if it’s Monday) – ¿Cómo ha ido el fin de semana?
Have you heard/read the news about …? (usa ésta con alguien que conozcas bien)

También puedes hablar de proyectos en los que estáis trabajando, sobre hobbies e intereses en común o sobre las noticias de actualidad, pero cuidado que éstas pueden incluir temas más controvertidos (controversial or sensitive issues).

Basic questions anytime, anywhere

Preguntas que funcionan siempre, puedes usarlas en diferentes contextos, sobre todo con gente que no conoces mucho y son válidas para iniciar conversaciones también en un contexto de trabajo.

Where are you from originally? – ¿De dónde eres?
That’s interesting! What do you think is the best thing about your city/your homeplace? – Qué interesante! ¿Qué crees que es lo mejor de tu ciudad, de tu lugar de origen?
What do you do? What do you do for a living?- ¿A qué te dedicas?
How did you get into (this)? – ¿Cómo llegaste a (esta profesión) ?
What’s the best part of your job? – ¿Qué es lo mejor de tu trabajo?
What is the most interesting thing you’ve done recently? – ¿Qué es lo más interesante que has hecho últimamente?

Los temas más recurrentes son: job, hobbies, free time, family, travel, technology…