A la hora de escribir emails en inglés sobre todo si son relacionados con el trabajo es importante ser profesional y utilizar el grado de formalidad adecuado.

Aunque hoy en día la mayoría de las comunicaciones por email ya no son tan formales, es necesario mantener un tono más bien neutro o semi-formal y no sonar demasiado informal.

En el post de hoy veremos diferentes recursos paso por paso para que puedas adaptar tu mensaje de más a menos formal según las situaciones. Para que los identifiques fácilmente, al lado de cada frase verás las siguientes anotaciones:

(F) – bastante formal.
(SF) – semi formal, ni muy formal ni demasiado informal.
(N) – neutro, no muy formal / informal, más friendly pero ok for a business context.

Además al final de este post encontrarás un enlace para que puedas descargarte nuestra guía «Todo lo que necesitas saber para escribir tus emails en inglés» completamente gratis.

Bien, vamos a ello!

Greetings

Empezamos con los saludos, la manera más formal sería

(F) Dear Mr. Green – estimado señor (apellido)
(F) Dear Ms. Green (Ms.-si es una mujer) – estimada señora (apellido)
(F) Dear sir /madam – estimado señor / señora (si no sabes el nombre / apellido de la persona a la que te diriges)

(SF) Good morning / afternoon James, – buenos días / buenas tardes James
(SF) Dear James, – estimado James

O simplemente

(N) Hello James – hola James
(N) Hi James – hola James

Si te diriges a un grupo de personas puedes empezar con

(F) Dear all, – estimados
(N) Hello everyone, – hola a todos
(N) Hi all, – hola a todos

Opening line

Ya tenemos el saludo, pero igualmente importante es cómo comenzar el email. Aquí hay varias opciones por ejemplo, podemos hacer referencia a un email o conversacion previa, indicar el motivo del email, pedir información, etc.

(F) I’m writing in reference to… – (le) escribo en referencia a…
(F) I’m writing to request… – (le) escribo para solicitar…
(F) In response to your request about…- en respuesta a su solicitud de…
(SF) I’m writing to confirm / to inform you – (le/te) escribo para confirmar / informar(te)
(N) I’m writing about… – (le/te) escribo por…
(N) Regarding your last email / our last conversation – de acuerdo a su email / nuestra conversación
(N) Following your previous email – de acuerdo al email anterior
(N) Following our (phone) conversation / our last meeting – como hemos comentado en nuestra conversación / reunión

Si no necesitas ser muy formal o simplemente es un email corto para confirmar algo de manera rápida puedes abreviar e ir más directamente al grano, siempre que la relación sea buena / cercana porque es una persona con la que te comunicas a menudo

(N) This is to confirm…- esto (este email) es para confirmar…
(N) Just a quick email to inform you… – un breve mail para informar(te)…
(N) Just a quick email regarding… – un breve email referente a…
(N) This is just to let you know about… – sólo para comentarte…

A veces dependiendo del caso está bien también utilizar

(N) Thank you for your email – gracias por tu email
(N) Thank you for the information – gracias por la información
(N) Thanks for your quick reply – gracias por tu pronta respuesta
(N) Sorry for my late reply – perdón por tardar en responder

Body of the email

Este apartado es el más difícil porque cada email trata de un asunto diferente, pero en general hay unas frases «tipo» que nos pueden ayudar independientemente del asunto.

Pedir información

(F) I would or (I’d) be grateful if you could send me…? – (le) estaría agradecido si pudiera enviarme…
(F) I wonder if you could…? – me pregunto si podría…
(SF) Would you mind sending / confirming…? – (le/te) importaría confirmar / enviar…
(SF) Is it possible to have (a report / more details) on…? – es posible tener un informe / más detalles sobre…
(N) Could you please confirm / send… ? – podrías por favor confirmar / enviar…

Dar información

> Si envias un adjunto

(N) Please find attached the information / details about… – encuentre adjunto la información sobre…
(N) See attachment for more information / details about… – ver adjunto para más información…

> Si respondes en el mismo email

(SF) Please find the information requested below – encuentre a continuación la información solicitada
(N) Please find / see the information / details below – a continuación la información

> Pedir disculpas – porque nunca se sabe y aquí es cuestión de quedar bien como buenos profesionales

(F) I’m sorry to hear that… – siento saber que…
(F) Sorry for the inconveniences this may have caused. – perdón por las molestias causadas
(SF) Please accept my / our apologies for… – acepte mis / nuestras disculpas por…
(N) I / we apologise for… – me disculpo por…
(N) Sorry for the inconveniences – perdón por los inconvenientes
(N) Sorry about… – perdón por…

Closing line

Vale, ya hemos dicho lo que teníamos que decir y toca ir cerrando el email, aquí también hay fórmulas que utilizamos frecuentemente

(F) If you need further information, do not hesitate to contact me – si necesita de más información no dude en contactarme
(SF) If you have any concerns, do no hesitate to contact me. – si tiene cualquier duda / problema / pregunta, no dude en contactarme
(N) If you need anything else, please contact me. – si necesita(s) algo más, por favor pongase / ponte en contacto
(N) If you need anything else, let me know. – si necesitas algo más me dices

(F) I look forward to receiving your answer. – espero recibir su respuesta
(F) I look forward to your answer. – espero su respuesta

Con la expresión look forward to hay varias cosas:

En español sería algo así como «quedo a la espera de su / tu respuesta» y es útil para indicar que efectivamente esperamos respuesta.
En este caso con la segunda opción es suficiente. ¿Por qué? porque si utilizamos un verbo después de look forward to+-ing, tiene que ser en gerundio y así no tenemos que recordar este pequeño detalle.

También existen expresiones similares para indicar el interés de que algo pase (vamos, como decir que te apetece o que tienes ganas de que ese momento llegue, pero quedas como un profesional con esta fórmula)

I look forward to hearing from you soon. – espero saber de ti pronto
I look forward to meeting you. – espero que nos reunamos
I look forward to our next meeting. – espero nuestra próxima reunión

Además, podemos incluir (si no hemos utilizado ninguna de las del anterior apartado o si realmente es necesario dar las gracias porque hemos pedido algo)

(N) Thank you for your time / help / attention- gracias por su / tu tiempo / ayuda / atención
(N) Thank you in advance- gracias de antemano

Closing greeting

Finally, es importante incluir además una despedida.
Aquí de nuevo, tenemos varias opciones dependiendo de la formalidad pero en general con regards, o best regards ya quedas bien en cualquier contexto, y puedes ajustar y hacerlo más friendly dependiendo de a quién te diriges y lo cercana que sea la relación.

(SF) Regards, – saludos
(SF) Best regards, – saludos cordiales
(N) Kind regards, – saludos cordiales
(N) Warm regards, – saludos cordiales

Por último, un par de anotaciones y consejillos:

Con respecto a la formalidad podeis ir jugando y combinando opciones con tranquilidad porque en ningún caso os va a quedar un email ni muy muy formal ni demasiado informal > Ok for a business context.

Otra cosa a tener en cuenta es mantener el mismo tono durante todo el email, si empiezas más bien formal, asegúrate de que las expresiones que utilices sigan la misma línea.

Para que te resulte más fácil acordarte de todo esto, te hemos preparado una versión en pdf para descargar y que lo tengas siempre a mano. Además de encontrar expresiones útiles, incluye también ejemplos de emails para que puedas ver la diferencia entre más o menos formal.

Hey buddies! Si necesitáis hablar en inglés en un contexto profesional, es posible que os hayáis enfrentado a situaciones en las que no entendíais muy bien a la otra persona y habéis necesitado que os repitan algo. Además si estáis en una reunión importante es esencial confirmar que hemos entendido bien el mensaje. En el post de hoy vamos a ver frases útiles para pedir que nos repitan algo o para pedir aclaraciones en inglés, eso sí, de una manera muy polite.

Pedir que te repitan algo

Más allá del «Could you repeat please?» hay otra serie de frases que podemos usar para pedir que nos repitan algo, bien porque no hemos oído bien lo que nos decían o porque no lo hemos entendido

Could you say that again? – ¿Podrías decirlo de nuevo?
Do you mind saying that again? – ¿Le/Te importaría decirlo otra vez?
Would you mind going over that again? – ¿Le/Te importaría decirlo otra vez?
Sorry, could I ask you to repeat that for me? – ¿Podría pedirle que repita eso?
I’m not sure I understood it, could say that again? – No estoy seguro de haberlo entendido, ¿podrías repetirlo?
Sorry, I didn’t get that, do you mind saying that again? – No lo he entendido, ¿te importaría repetirlo?
I’m not sure I’m following you, could you go over that? – No estoy seguro de haberte entendido ¿podrías repetirlo?
Could I ask you to clarify that? – ¿Podrías aclararme eso?

Observa que en general todas tienen una estructura similar: could you…?, do you mind + -ing…?, could I ask you…? pero también puedes añadir al principio: sorry, just a second, sorry to interrupt a modo de disculpa y para que siga siendo polite.

Cuidado, porque en un contexto profesional decir simplemente «what?» o «eh?» pueden sonar bastante bruscas o directas (rude, que diríamos en inglés) así que asegúrate de que estás entre amigos antes de decirlas.

Confirmar lo que has entendido

Otra «estrategia» a la que podemos recurrir es repetir con nuestras palabras parte de la información que sí hemos entendido para pedir que nos lo confirmen. Por ejemplo

Just to make sure, did you say that…? – Solo para asegurarme, ¿lo que dices es..?
Let’s see if I got it right, you said that… – A ver si lo he entendido bien, lo que dices es…
Let me check that with you, you said that… – Solo para confirmar, lo que dices es…
If I understand you correctly, you are saying… – Si te he entendido bien, estas diciendo que…
I’d like to check one more thing with you… – Me gustaría confirmar una cosa más…
I think what you said is… , is that right? – Creo que lo que has dicho es… ¿es correcto?
So, what you said is… – Entonces, lo que dices es…
Ok, so what you mean is… – Ok, entonces lo que quieres decir es…
Do you mean that….? – ¿Quieres decir que…?
…, is that what you mean? – … ¿Es eso lo que quieres decir?
In other words, you’re saying that…, right? – En otras palabras, lo que dices es…, ¿correcto?

Pedir aclaraciones

A veces si un mensaje es complejo o dependiendo de las palabras o el tipo de lenguaje que utiliza nuestro interlocutor, es posible que necesitemos pedir aclaraciones en inglés, que nos den más detalles, un ejemplo, etc para que nos quede claro. Esta sería otra técnica para asegurarnos de que tenemos toda la información que necesitamos de una manera clara.

What do you mean exactly when you say…? – ¿Qué quieres decir exactamente cuando…?
Could you explain that in other words? – ¿Podrías explicarlo con otras palabras?
Could you put it more simply? – ¿Podrías explicarlo de una manera más sencilla?
Could you expand on that? – ¿Podrías ampliar esa información?
Could you give me more details about…?- ¿Podrías darme más detalles sobre…?
Could you give me an example? – ¿Podrías darme un ejemplo?

¿Por qué es importante usar estas expresiones en un contexto profesional?

Porque bastante estresante es nuestro día a día en el trabajo como para además bloquearnos por el tema del idioma. No te preocupes, con estas frases podrás perder el miedo y la vergüenza y que no te dé miedo pedir información si la necesitas.

Porque está bien que no entendamos todo a la primera y necesitemos que nos lo repitan una vez más.

Porque al repetir las palabras o ideas de tu interlocutor, demuestras que intentas entender el mensaje y asegurarte de que tienes toda la información que necesitas. Si terminas con una pregunta como «is that right?» la otra persona tiene la posibilidad de decir «yes, exactly» y confirmarte que es correcto lo que has entendido o más importante aún, tiene la posibilidad de decir algo como «not exactly» y entonces «corregir» la parte del mensaje que no has entendido bien, es una forma excelente de evitar malentendidos o de que te lo expliquen con otras palabras.

Y por último, porque si pides más información o ejemplos demuestras que tienes un interés genuino en comprenderlo todo.

Como habéis visto hay mucha vida más allá del «could you repeat please?» para pedir aclaraciones en inglés en un contexto profesional. Ten este post a mano y créate tu propia «chuleta» con algunas de estas expresiones para la próxima vez que tengas que pedir que te repitan algo o aclarar y confirmar información cuando estés en una reunión de trabajo. You can do it!